本年8月19日に、特定の検索エンジンで検索した結果の説明文に、文化情報学部が過去に実施した教員公募における応募者の個人情報が表示されるとのご連絡をいただきました。調査の結果、同学部の今年度の教員公募における応募書類（Microsoft Excel形式）の非表示シート中に、過去に実施した教員公募における応募者35名の個人情報が含まれていたこと、そのため下記1から3の影響を及ぼしていた事実が判明いたしました。
　本学では、従前から「同志社個人情報保護規程」や「学校法人同志社個人情報保護の基本方針」等に基づき、個人情報の適切な取り扱いに努めて参りましたが、この度の個人情報の流出により、該当する関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、また、大学が社会からの信頼を損なう事態を招いたことに対しまして深くお詫び申し上げます。

1．事故内容
　2020年度の教員公募では、前述の応募書類（Microsoft Excel形式）を本学公式WEBサイト上に掲載していたため、当該ファイルを入手し、非表示設定シートを再表示して記載された個人情報を閲覧できる状況となっておりました。
　また、当該ファイルは特定の検索エンジンで検索可能であり、検索結果の説明文に個人情報の一部が表示されていました。
　なお、現在のところ当該個人情報が不正に使用された事実は確認、報告されておりません。

2．流出した個人情報の項目
　過去のある年度に公募した文化情報学部の任期付教員に応募いただいた35名の個人情報（氏名、性別、年齢（着任予定年度4月1日現在）、現住所（都道府県）、本籍、最終学歴、本務機関（現職）、学位、専攻分野、業績件数、郵便番号、住所、電話番号及びE-Mailアドレス）。

3．流出による影響範囲
　確実な影響範囲としましては、本学公式WEBサイト上で応募書類ファイルを掲載していた期間（2020年5月20日～同年8月18日）に当該ファイルにアクセスがあった342件で、本学公式WEBサイトから当該ファイルを入手された方となります。その他、実際に閲覧された方の特定がシステム上できませんが、検索結果の説明文を閲覧したことにより流出した可能性もございます。
　なお、当該書類の掲載URLは特定の検索エンジンでのみヒットし、それ以外の検索エンジンでは検索結果としてヒットしないことを確認しました。

4．個人情報の流出判明後の対応
　発生している状況の全容解明に努め、原因の調査を進めました。検索エンジンにおいて応募書類の掲載URLがインデックス化されていることがわかり、8月20日、検索エンジンの運営会社に対して、関連するインデックスの削除申請を行いました。その結果、応募書類は検索結果として表示されず、個人情報を含む説明文の表示もなされない状況になっていることを確認できております。
　その後、検索エンジンで検索できる原因が、前述のとおり「応募内容確認書」に個人情報を含んだ非表示シートの存在にあると判明したため、8月23日、本学公式WEBサイトに掲載の応募書類を削除して情報流出を完全に停止いたしました。さらに、8月24日、同学部の教員公募が終了しているため、関連情報が表示されないようにいたしました。加えて、上記3の342件のうち連絡先を把握している同学部教員公募の応募者155名に対して、保持されている応募書類ファイルを早急に削除いただくよう依頼いたしました。
　個人情報が流出した35名の皆様に対しては、8月28日、事故の経緯等を記した謝罪の文書をお届けするとともに、同学部関係者から直接謝罪申し上げました。また、「個人データの漏えい等の事案が発生した場合等の対応について」（平成29年個人情報保護委員会告示第1号）に基づき、本件について国の個人情報保護委員会及び大学の所轄官庁である文部科学省に報告いたしました。

5．再発防止への取り組み
　今回の情報流出の原因は、教員公募に関する電子ファイルに個人情報が非表示シートで存在していることの記録ができていなかったこと、個人情報が存在している認識がないまま当該ファイルを元に応募書類を作成したこと、さらに、ファイル内容を十分に確認することなく非表示シートを残したまま当該ファイルをインターネット上で公表してしまったことにあると考えております。
　電子ファイルを含め、情報の取扱については、情報セキュリティポリシーや文書取扱の諸規則の厳格な適用を徹底して参ります。具体的には、機密ファイルを管理する際は、ファイル名に必ず【秘】を記載することやパスワードをかける等の対応によりファイルの取り扱いに注意し、インターネット上で公表するファイルは、いかなる場合でも機密ファイルを元に作成せず、ファイルを公表や共有する際はファイルに非表示のシートやセルがないかの確認を行う等、あらゆる手段を講じて、このような事態の再発を防止いたします。


　末筆になりましたが、もし、本学公式WEBサイトから当該ファイルを入手された方、検索結果の説明文を閲覧してその情報を保存等した方がおられましたら、これらの情報を直ちに削除くださいますよう、ご理解とご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
　同志社大学といたしましては、今回の事態の重大さを厳粛に受け止めております。この度の個人情報の流出について重ねて深謝申し上げますとともに、教職員一同深く反省し、個人情報の管理と運営に関する意識をより一層高め、再発防止に全力を尽くして参ります。